Asukkailta ei saa kysyä tarpeettomia tietoja
Asuntoalan kokenut lakiasiantuntija Helena Kinnunen esitteli Vuokralaispäivillä tietosuojatapausten esimerkkejä. Kinnunen korosti, että vuokranantajan täytyy voida kerätä tietoja, joiden pohjalta voidaan hoitaa asiakassuhdetta, mutta turhia tietoja ei saa kerätä.
–Asiakkuussuhteen hoitaminen edellyttää, että asukasluetteloon on merkitty esimerkiksi asukkaan nimi ja huoneistonumero, asukkaan syntymäaika, tiedot asukkaan käytössä olevista asumisen palveluista, kuten autopaikasta tai saunavuorosta. Myös asiointikieli voidaan merkitä tietoon. Sen sijaan tarpeettomia tietoja, kuten koulutusta tai ammattia, ei saa kysyä, kertoi Kinnunen.
Viralliseen asioiden hoitamiseen ei kuuluu lain mukaan sosiaalisen median sovelluksien käyttäminen. Henkilötietojen välittämiseen täytyy aina käyttää luotettavampia kanavia.
Vuokranantaja joutuu asiakkuussuhteen hoitamiseksi myös luovuttamaan asiakkaan tietoja muun muassa kiinteistöpalveluyritykselle. Esimerkiksi oven avaus -tilanteissa pitää voida todistaa, että avausta pyytänyt asukas asuu talossa. Sen sijaan vuokranantaja ei saa luovuttaa tietoja esimerkiksi potentiaaliselle vuokralaiselle asuntonäyttöä varten ilman olemassa olevan asukkaan lupaa.
Yleisökysymyksenä Kinnuselta kysyttiin, miten oven avaus -tilanteissa pitäisi toimia, jos ei ole henkilökortti mukana ja avaimet ovat jääneet kotiin.
– Kannattaisi ottaa kuva henkilökortista puhelimeen siltä varalta, että vaikkapa lenkille lähtiessä unohtaa avaimet kotiin. Huoltohenkilöä voi myös pyytää tulemaan sisään sen verran, että voi sisällä esittää henkilökorttinsa. Lapsen kyseessä ollessa huolto voi soittaa lapsen vanhemmalle, neuvoi Kinnunen.
Monelle on myös ollut epäselvää, ovatko porrashuoneiden nimitaulut tietosuojalain mukaisia.
– Vakiintuneen viranomaistulkinnan mukaan nimitaulu ei muodosta itsenäistä henkilörekisteriä, ja sen olemassaolo on perusteltua pelastustoiminnan helpottamiseksi, perusteli Kinnunen.
Myös sauna- ja pyykkitupavuorojen varauskäytännöt ovat herättäneet kysymyksiä.
– Tietojen minimoinnin periaatteen perusteella suositeltavaa on, että yleisissä tiloissa oleviin listoihin ei merkitä nimiä, vaan listaan merkitään joko varattu-merkintä tai huoneiston numero, kertoi Kinnunen.
Esityksen lopuksi keskusteltiin myös siitä, pitääkö asukastoimikuntaan kuuluvan henkilön antaa nimensä muiden asukkaiden tietoon.
– Jos luottamustoimeen lähtee, pitäisi hyväksyä se, että nimi tulee julki. Asukastoimikunnan ei pidä olla mikään salaseura, korosti toiminnanjohtaja Anne Viita.
Yleisövinkkinä kerrottiin, että yhteistietojen osalta on joillain toimikunnilla tapana antaa vain puheenjohtajan sähköpostiosoite muille asukkaille. Sillä tavalla keskitetään viestintää asukkaiden ja asukastoimikunnan kesken.