Tietosuojaseloste
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen seloste henkilötietojen käsittelystä
Rekisterinpitäjä
Vuokralaiset VKL ry
Velkuanpolku 1 E, 00300 Helsinki
(09) 4770 360
Yhteyshenkilö henkilörekisteriasioissa
Anne Viita
Toiminnanjohtaja
Vuokralaiset VKL ry
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Käsittelemme yhdistyksen jäsenten henkilötietoja jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten. Tällöin henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslakiin sekä meidän ja jäsenen väliseen sopimukseen.
Tapahtumien järjestämiseen tarvittavien henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen meidän ja tapahtumaan osallistuvan henkilön välillä.
Puhelutiedot tallennetaan asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin meidän oikeutettuun etuumme varmistaa palveluiden toimivuus sekä saada riittävästi tietoa toiminnan kehittämiseksi.
Erityisiä henkilötietoryhmiä käsittelemme vain sinun suostumuksellasi.
Käsiteltävät tiedot
Keräämme ja käsittelemme toiminnassamme seuraavia henkilötietoryhmiä:
- Perustiedot kuten etu- ja sukunimi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti), syntymäaika ja sukupuoli
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten jäsennumero, liittymis- ja eroamispäivä, jäsentyyppi, jäsenmaksutiedot ja laskutusosoite
- Mahdolliset luottamustoimet jäsenyhdistyksissä
- Yhdistykseen ammattiliiton kautta kuuluvien henkilöiden osalta tieto ammattiliittoon kuulumisesta, jäsenluokasta ammattiliitossa sekä ammattiliiton jäsennumero
- Tapahtumiin ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
- Yhteydenotot neuvontapalveluihin ja niihin liittyvät asiakirjat sekä äänitallenteet
- Verkkosivujen käytön yhteydessä tallentuvat evästeiden tuottamat tiedot käyttäjän IP-osoitteesta ja laitteiston metatiedoista
- Muut tapauskohtaisesti määritellyt, suostumuksen perusteella kerätyt tiedot.
Pääsääntöisesti keräämme henkilötiedot suoraan sinulta liittyessäsi jäseneksi, ilmoittautuessasi tapahtumaan tai asioidessasi muuten meidän kanssamme. Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta kieltäytyessäsi emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.
Henkilötietoja kerääntyy myös verkkosivuilla vierailun yhteydessä. Osoitetietoja päivitämme Postin osoiterekisteristä.
Rekisteriin kerätään tietoja sinulta jäsenyyden alkaessa ja sen aikana. Tietoja kerätään sinulta sekä Vuokralaiset VKL ry:n jäsenyhdistysten ja -yhteisöjen rekistereistä. Jos olet ilmoittanut kuuluvasi ammattiliitoon, jäsenyytesi ammattiliitossa varmistetaan asianomaisen liiton yhdyshenkilöltä antamasi suostumuksen perusteella.
Tietojen säilyttäminen
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin se on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Jäseniä koskevia tietoja säilytetään tarpeellisessa laajuudessa koko jäsenyyden ajan. Jäsentietojen aktiivinen käsittely päättyy, kun se jäsenyyssuhde, jonka hoitamiseksi tietoja on kerätty ja käsitelty, päättyy. Lakisääteisten, esimerkiksi kirjanpidollisten velvollisuksien täyttämiseksi tietoja voi olla tarpeen säilyttää tämän jälkeenkin, ei kuitenkaan enempää kuin 5 vuotta.
Järjestämämme tapahtuman jälkeen säilytämme tietoja niin kauan ja siinä laajuudessa kuin lakiin perustuvat velvollisuutemme sitä edellyttävät tai se on tarpeellista esimerkiksi laskutuksen vuoksi, ei kuitenkaan enempää kuin 2 vuotta.
Puhelutietoja ja -tallenteita säilytämme kolme kalenterivuotta.
Tietojen luovuttaminen
Luovutamme rekisteristä tietoja jäsenyhdistyksille ja- yhteisöille näiden omien jäsenrekisterien ylläpitämistä varten sekä viranomaisille sen mukaan mitä laissa säädetään viranomaisten tiedonsaantioikeudesta.
Jäsenlehtemme tilaajien postiosoitteet luovutetaan painotalolle lehden postitusta varten.
Tapahtumia järjestäessä luovutamme ilmoittautumisen yhteydessä meille annettuja tietoja liikennöitsijöille ja tapahtumapaikan yhteyshenkilöille.
Tietoja ei luovuteta eteenpäin suoramainontaa, etämyyntiä, muuta suoramarkkinointia taikka mielipide- tai markkinatutkimuksia varten.
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietojen suojaus
Käsittelemme henkilötietoja aina yksityisyyttäsi kunnioittaen. Vain niillä Vuokralaiset VKL ry:n työntekijöillä, jotka tarvitsevat työssään jäsenrekisterin tai puhelinjärjestelmän tietoja, on pääsy rekisteriin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
Alla olevat Vuokralaiset VKL ry:n jäseninä olevat paikallisyhdistykset toimivat voivat käsitellä henkilötietojasi, jos olet kyseisen jäsenyhdistyksen jäsen.
Espoon Vuokralaiset ry
Helsingin Vuokralaiset HKVY ry
Keski-Suomen Vuokralaiset ry
Koivukylän Vuokralaisyhdistys ry
Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella, jonka tietoja käsittelemme, on oikeus tarkastaa omat henkilötietonsa ja pyytää virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista. Tietojen poistamispyyntöön voimme kuitenkin suostua ainoastaan, jos tietojen käsittelylle ei enää ole laillista perustetta.
Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sekä pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen tarkoittaa oikeutta saada henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Jos tietojen käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa sen milloin tahansa. Tietoja ei käsitellä enää peruutuksen jälkeen, ellei käsittelylle ole muuta laillista perustetta.
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen toimisto@vuokralaiset.fi.
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, ettei henkilötietojen käsittely ole joltain osin asianmukaista.